وفقًا للكتاب الخامس عشر من اللائحة التنفيذية لقانون إنشاء هيئة أسواق المال وتنظيم نشاط الأوراق المالية يتعين على أعضاء مجلس إدارة الشركة المدرجة بالبورصة الكويتية تخصيص وقت كاف للاطلاع بالمهام والمسؤوليات المنوطة بهم، بما في ذلك التحضير لاجتماعات المجلس واللجان الدائمة والمؤقتة، والحرص على حضورها، وذلك على النحو التالي:

أولاً: تنظيم اجتماعات مجلس إدارة الشركة وجدول الأعمال:

يتعين على مجلس إدارة الشركة أن يقوم بتنظيم الاجتماعات الدورية، وتحديد ما ستتم مناقشته من موضوعات ذات صلة بنشاط الشركة، بالإضافة إلى ضرورة مراعاة ما يلي:

1. أن لا يقل عدد اجتماعات مجلس إدارة الشركة عن ستة اجتماعات سنويًّا على أن يعقد اجتماع واحد في كل ربع سنة على الأقل.
2. يجب أن يحضر الاجتماع نصف عدد أعضاء مجلس الإدارة، على أن لا يقل عدد الحاضرين عن ثلاثة.
3. أن يعقد مجلس إدارة الشركة اجتماعات عادية بشكل منتظم، وذلك بدعوة من الرئيس.
4. أن يقوم رئيس مجلس إدارة الشركة بالدعوة لعقد اجتماع طارئ بناءً على طلب كتابي يُقدم من عضوين متى طلب منه ذلك.
5. أن يتضمن عقد الشركة والنظام الأساسي تنظيم عملية حضور اجتماعات مجلس إدارة الشركة، فضلًا عن كيفية التعامل مع حالات عدم انتظام الأعضاء في حضور تلك الاجتماعات.
6. أن يتم تزويد أعضاء مجلس إدارة الشركة بجدول أعمال المجلس بموضوعات محددة معززًا بالوثائق والمعلومات اللازمة قبل ثلاثة أيام عمل على الأقل من اجتماعات المجلس، وتستثنى من ذلك الاجتماعات الطارئة، بحيث يتم تمكين أعضاء المجلس بوقت كاف من دراسة الموضوعات المطروحة واتخاذ القرارات المناسبة. هذا ويقر مجلس الإدارة جدول الأعمال حال انعقاده، وفي حال اعتراض أي عضو على هذا الجدول تُثبت تفاصيل هذا الاعتراض في محضر الاجتماع.

ثانيًا: تسجيل وتنسيق وحفظ محاضر اجتماعات أعمال مجلس إدارة الشركة :

يجب أن يقوم مجلس إدارة الشركة بإنشاء سجل خاص تدون فيه محاضر اجتماعات أعمال مجلس إدارة الشركة بأرقام متتابعة للسنة التي عقد فيها الاجتماع ومبينًا به مكان الاجتماع وتاريخه وساعة بدايته ونهايته، ذلك بالإضافة إلى إعداد محاضر بالمناقشات والمداولات بما فيها عمليات التصويت التي تمت وتبويبها وحفظها بحيث يسهل الرجوع إليها.

ويتعين على مجلس إدارة الشركة أن يقوم بتعيين أمين سر للمجلس من بين موظفي الشركة، وتحديد مهامه بما يتماشى مع مستوى المسؤوليات التي سيكلف بها، هذا ولا يجوز تعيين أمين سر المجلس أو فصله إلا بموجب قرار صادر عن مجلس الإدارة، وفيما يلي المهام والمسؤوليات المنوطة بأمين سر المجلس:

1. تدوين وحفظ جميع محاضر اجتماعات المجلس وسجلاته ودفاتره والتقارير التي ترفع من المجلس وإليه، على أن يتم توقيع محاضر الاجتماعات منه ومن جميع الأعضاء الحاضرين.
2. التأكد من اتباع أعضاء المجلس للإجراءات التي أقرّها المجلس، والتأكد من تبليغ مواعيد اجتماعات المجلس قبل ثلاثة أيام عمل، مع مراعاة الاجتماعات الطارئة.
3. التأكد من أن أعضاء مجلس الإدارة يمكنهم الوصول بشكل كامل وسريع إلى كل محاضر اجتماعات المجلس والمعلومات والوثائق والسجلات المتعلقة بالشركة.
4. تأمين حُسن إيصال وتوزيع المعلومات والتنسيق فيما بين أعضاء المجلس وبين أصحاب المصالح الآخرين بالشركة بمن فيهم المساهمون والإدارات المختلفة في الشركة والموظفين تحت إشراف الرئيس.

لمزيد من التفاصيل عن ضوابط تنظيم أعمال مجلس إدارة الشركة المدرجة بالبورصة الكويتية يمكنكم التواصل مع مجموعة تقنين للمحاماة والاستشارات القانونية التي تضم فريقًا متكاملًا من المحامين والمستشارين القانونيين ذوي خبرات واسعة في تأسيس الشركات المساهمة في الكويت والقيام بكافة الإجراءات اللازمة، والتعامل مع كافة الجهات ذات الصلة مثل هيئة أسواق المال والبورصة الكويتية.

لحجز موعد أو طلب استشارة قانونية بشأن ضوابط تنظيم أعمال مجلس إدارة الشركة المدرجة بالبورصة الكويتية يسعدنا تواصلكم معنا.